Answering and Transferring a Call — Person in charge
Situation
場面- Where
- At the office phone
- Who
- You and a caller / person in charge
- Goal
- To take a business call and transfer it politely.
Conversation
会話A
お電話ありがとうございます。ABC株式会社でございます。
おでんわありがとうございます。ABCかぶしきがいしゃでございます。
Thank you for calling. This is ABC Corporation.
B
お世話になっております。営業部の佐藤様はいらっしゃいますか。
おせわになっております。えいぎょうぶのさとうさまはいらっしゃいますか。
Hello. Is Mr. Sato from the sales department available?
A
少々お待ちください。ただ今お繋ぎいたします。
しょうしょうおまちください。ただいまおつなぎいたします。
One moment please. I'll connect you now.
B
ありがとうございます。
ありがとうございます。
Thank you.
A
申し訳ございません。佐藤はただ今席を外しております。
もうしわけございません。さとうはただいませきをはずしております。
I'm sorry. Sato is away from their desk at the moment.
Vocabulary (10)
単語でございますでございます
degozaimasu
to be (very polite)
Politest copula, used in customer-facing speech.
いらっしゃいますかいらっしゃいますか
irasshaimasuka
is … available? (honorific)
Honorific 存在 question about another person.
お繋ぎするおつなぎする
otsunagisuru
to connect (a call)
Humble form for transferring a call.
ただ今ただいま
tadaima
right now (formal)
Formal 今, used in phone keigo.
席を外すせきをはずす
sekiohazusu
to be away from one's desk
Standard phrase for someone temporarily unavailable.
少々しょうしょう
shoushou
a little / a moment
少々お待ちください = "please wait a moment."
相談そうだん
soudan
consultation
相談する = to consult; asking before deciding is valued.
対応たいおう
taiou
handling / response
対応します = "I will handle it."
準備じゅんび
junbi
preparation
準備しておきます = "I will prepare it in advance."
資料しりょう
shiryou
materials / documents
資料を共有します = "I will share the materials."
Grammar
文法お〜いたします
お + Verb stem + いたします
Humble action toward the listener: お繋ぎいたします.
〜ております
Verb te-form + おります
Humble ongoing state about your own side: 席を外しております.
いらっしゃる
Honorific verb
Honorific for いる/来る/行く regarding others.
Cultural Notes
文化メモWorkplace etiquette
On the phone, refer to your own colleagues without 様/さん (佐藤は…) — humbling your in-group toward an outside caller.
Formality level
Highest keigo. Phone manner is a core part of Japanese business training.
Common mistake
Don't say 佐藤さんは席を外しています to an external caller; drop the honorific for your own side: 佐藤は…。
Quiz
クイズ1. 「でございます」の意味は？
What does "でございます" mean?
2. 「いらっしゃいますか」の意味は？
What does "いらっしゃいますか" mean?
3. 「お繋ぎする」の意味は？
What does "お繋ぎする" mean?
4. 「ただ今」の意味は？
What does "ただ今" mean?
5. 「席を外す」の意味は？
What does "席を外す" mean?
6. 「少々」の意味は？
What does "少々" mean?
7. 文法「お〜いたします」の使い方は？
How is the pattern "お〜いたします" used?
8. 文法「〜ております」の使い方は？
How is the pattern "〜ております" used?
9. 文法「いらっしゃる」の使い方は？
How is the pattern "いらっしゃる" used?
10. この会話の目的は何ですか？
What is the goal of this conversation?
Flashcards
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