Calling a Public Office — Department manager
Situation
場面- Where
- On the phone
- Who
- You and a department manager
- Goal
- To ask which documents you need before visiting.
Conversation
会話A
お忙しいところ恐れ入ります。手続きについて伺いたいのですが。
おいそがしいところおそれいります。てつづきについてうかがいたいのですが。
Sorry to trouble you. I'd like to ask about a procedure.
B
はい、どのような手続きでしょうか。
はい、どのようなてつづきでしょうか。
Yes, what kind of procedure?
A
必要な書類を事前に確認したいです。
ひつようなしょるいをじぜんにかくにんしたいです。
I'd like to check the required documents in advance.
B
在留カードと申請書、それから手数料が必要です。
ざいりゅうかーどとしんせいしょ、それからてすうりょうがひつようです。
You'll need your residence card, the application form, and a fee.
A
承知しました。ご丁寧にありがとうございます。
しょうちしました。ごていねいにありがとうございます。
Understood. Thank you for your thoroughness.
Vocabulary (10)
単語恐れ入りますおそれいります
osoreirimasu
excuse me / much obliged
Polite acknowledgement of imposition.
手続きてつづき
tetsuzuki
procedure
手続きについて伺う = "to ask about a procedure."
事前にじぜんに
jizenni
in advance
事前に確認する = "to check beforehand."
手数料てすうりょう
tesuuryou
handling fee
Many procedures require one.
どのようなどのような
donoyouna
what kind of (polite)
Polite version of どんな.
ご丁寧にごていねいに
goteineini
how thoughtful of you
Thanks for someone's care/thoroughness.
よろしくお願いしますよろしくおねがいします
yoroshikuonegaishimasu
thank you in advance
Closes most requests and emails; sets a cooperative tone.
確認かくにん
kakunin
confirmation / check
Daily-use word: ご確認お願いします means "please check."
承知しましたしょうちしました
shouchishimashita
understood (polite)
Politer than 分かりました; use with managers and clients.
報告ほうこく
houkoku
report
Part of 報連相 (report, contact, consult) — core Japanese work etiquette.
Grammar
文法〜たいのですが
Verb stem + たいのですが
Polite request: 伺いたいのですが.
どのような〜
どのような + noun
Polite "what kind of": どのような手続き.
それから
A、それから B
And then / also, listing items.
Cultural Notes
文化メモWorkplace etiquette
Calling ahead to confirm documents (事前に確認) saves a wasted trip — offices appreciate prepared visitors.
Formality level
Keigo. お忙しいところ恐れ入ります is a graceful phone opener.
Common mistake
Public offices often close on weekends and by 5 pm. Confirm hours when you call.
Quiz
クイズ1. 「恐れ入ります」の意味は？
What does "恐れ入ります" mean?
2. 「手続き」の意味は？
What does "手続き" mean?
3. 「事前に」の意味は？
What does "事前に" mean?
4. 「手数料」の意味は？
What does "手数料" mean?
5. 「どのような」の意味は？
What does "どのような" mean?
6. 「ご丁寧に」の意味は？
What does "ご丁寧に" mean?
7. 文法「〜たいのですが」の使い方は？
How is the pattern "〜たいのですが" used?
8. 文法「どのような〜」の使い方は？
How is the pattern "どのような〜" used?
9. 文法「それから」の使い方は？
How is the pattern "それから" used?
10. この会話の目的は何ですか？
What is the goal of this conversation?
Flashcards
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