Writing a Business Email — Department manager
Situation
場面- Where
- Email to another company
- Who
- You and a department manager
- Goal
- To request a document by email using proper openings.
Conversation
会話A
いつもお世話になっております。株式会社ABCの田中です。
いつもおせわになっております。かぶしきがいしゃABCのたなかです。
Thank you for your continued support. This is Tanaka from ABC Inc.
A
早速ですが、スケジュールの資料をお送りいただけますでしょうか。
さっそくですが、すけじゅーるのしりょうをおおくりいただけますでしょうか。
To get straight to it, could you send me the materials for the schedule?
B
お世話になっております。承知いたしました。本日中にお送りします。
おせわになっております。しょうちいたしました。ほんじつちゅうにおおくりします。
Thank you. Understood. I'll send them by end of today.
A
お忙しいところ恐れ入ります。よろしくお願いいたします。
おいそがしいところおそれいります。よろしくおねがいいたします。
Sorry to trouble you when you're busy. Thank you very much.
Vocabulary (10)
単語お世話になっておりますおせわになっております
osewaninatteorimasu
thank you for your support
Standard opener for emails to people outside your company.
早速ですがさっそくですが
sassokudesuga
to get straight to it
Transitions politely from greeting to the main point.
お送りいただけますでしょうかおおくりいただけますでしょうか
ookuriitadakemasudeshouka
could you please send
Very polite request form.
本日中ほんじつちゅう
honjitsuchuu
within today
〜中 = "within (a period)."
恐れ入りますおそれいります
osoreirimasu
I'm much obliged / sorry to trouble you
Polite acknowledgement of imposition.
株式会社かぶしきがいしゃ
kabushikigaisha
corporation / Inc.
Precedes or follows a company name.
よろしくお願いしますよろしくおねがいします
yoroshikuonegaishimasu
thank you in advance
Closes most requests and emails; sets a cooperative tone.
確認かくにん
kakunin
confirmation / check
Daily-use word: ご確認お願いします means "please check."
承知しましたしょうちしました
shouchishimashita
understood (polite)
Politer than 分かりました; use with managers and clients.
報告ほうこく
houkoku
report
Part of 報連相 (report, contact, consult) — core Japanese work etiquette.
Grammar
文法お〜いただけますでしょうか
お + Verb stem + いただけますでしょうか
The most polite request pattern in business email.
〜中
Noun + 中
Within a time span: 本日中 = "within today."
〜ところ
Adj + ところ
お忙しいところ = "while you're busy," softens an imposition.
Cultural Notes
文化メモWorkplace etiquette
Business emails open with お世話になっております and close with よろしくお願いいたします — skipping them feels abrupt.
Formality level
Full keigo. To clients you don't know well, default to the highest politeness.
Common mistake
Don't start an external email with the request. Always greet first, then 早速ですが to transition.
Quiz
クイズ1. 「お世話になっております」の意味は？
What does "お世話になっております" mean?
2. 「早速ですが」の意味は？
What does "早速ですが" mean?
3. 「お送りいただけますでしょうか」の意味は？
What does "お送りいただけますでしょうか" mean?
4. 「本日中」の意味は？
What does "本日中" mean?
5. 「恐れ入ります」の意味は？
What does "恐れ入ります" mean?
6. 「株式会社」の意味は？
What does "株式会社" mean?
7. 文法「お〜いただけますでしょうか」の使い方は？
How is the pattern "お〜いただけますでしょうか" used?
8. 文法「〜中」の使い方は？
How is the pattern "〜中" used?
9. 文法「〜ところ」の使い方は？
How is the pattern "〜ところ" used?
10. この会話の目的は何ですか？
What is the goal of this conversation?
Flashcards
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